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                          華科城智慧園區建設,助力園區實現智能化管理,提質增效

                          在信息化發展快速、園區競爭力不斷加大的時代,智慧園區作為提高園區管理水平、服務水平以及競爭力的重要手段,已成為園區建設中不可或缺的環節。但當前,不少園區信息化建設相對滯后,難以滿足園區智能化管理及服務的需求。園區該如何提高信息化建設水平,推動園區更好地發展?我們通過極致科技品牌園區華科城——“韶關&華科城莞韶雙創(裝備)中心”項目建設的“智慧園區信息化運營平臺”實踐案例來尋找答案!

                           

                          莞韶雙創(裝備)中心是東莞-韶關對口幫扶重點項目,該項目旨在打造涵蓋裝備制造、研發設計、設備檢測、技術創新、人才培訓為一體的雙創平臺,成為莞韶對口幫扶的新亮點示范性項目。園區建有廠房、孵化車間,配套人才公寓等,將“產業功能”、“城市功能”和“安全用電功能”有機結合,構建了一個基礎設施完備、配套功能齊全、人居環境優美、產業布局合理、經濟發展強勁的現代化工業園。

                           

                          華科城園區

                           

                          為響應國家和韶關市政府關于高質量發展的號召,華科城園區根據莞韶雙創(裝備)中心的實際情況,希望借助極致科技在智慧園區建設方面的豐富經驗,通過打造智能化的園區運營平臺來建立一套標準化的管理體系,進而完善企業各項管理流程,達到升級管理品質,提高工作效率、為企業運轉提質增效的管理目標。

                           

                          經過雙方高層多次的溝通與交流,極致科技于2021年8月正式實施該項目,通過前期的深入調研,了解到“韶關&華科城莞韶雙創(裝備)中心”原有信息化建設存在以下問題亟待解決:

                           

                          協同辦公層面

                           

                          • 無紙化辦公僅停留在口頭上,離真正落實還有較大差距,如何做到所有業務單元都可以線上審批,成為難題。

                           

                          • 跨區域、跨部門的流程審批情況,管理人員不能隨時隨地地進行事項審批,員工也難以及時了解審批進度,一定程度上影響了協同辦公效率。

                           

                          租賃管理層面

                           

                          • 招商規劃的實施效果無法及時、準確反饋,很難及時了解招商經營規劃的完成情況,不利于招商管理人員做出精準決策。

                           

                          • 商機管理以紙質文檔或者excel形式為主,不利于商機查閱,同時也難以形成有效的商機分析,大多情況下靠管理人員的經驗判斷,不利于商機的有效管理。

                           

                          • 租賃價格未形成標準化定價體系,依靠業務員、銷售經理的經驗定價,不利于租賃業務利潤的管控,也難以保障企業利潤。

                           

                          • 租賃合同采取紙質化管理模式,無法實現合同到期預警提醒,存在漏提醒租戶續租的可能,易造成續租減緩等情況。

                           

                          收費管理層面
                           

                          • 園區收費項目多,計算規則也不同,原有的收費系統難以滿足如此復雜的費用管理要求,需要通過手工方式進行調整,導致工作量增大、效率低、易出錯。

                           

                          • 園區催繳費用方式單一,難以滿足客戶多樣化的費用查詢及繳費方式,不利于園區收繳率的提高。

                           

                          • 如何進行統一的稅務規劃,從業務源頭上實現全面的“價稅分離”,并通過與稅控系統聯機對接的方式自動生成增值稅發票,支持電子發票的發送,成為亟待解決的問題。

                           

                          客服管理層面
                           

                          • 客戶報事報修、投訴咨詢以電話為主,由前臺客服人員記錄到紙質或excel上,再安排工程人員上門服務,處理進度慢,客戶滿意度不高。

                           

                          • 在裝修管理上,沒有形成統一的裝修項目標準、裝修巡查標準,導致裝修監管難。

                           

                          • 服務工單處理完成后,對工單質量的評價主要來源于客服人員回訪或工程人員自評,主觀性較強,不能真實反映客戶的滿意度情況,不利于服務質量的改進。

                           

                          設備管理層面
                           

                          • 沒有完整的設備臺賬(甚至可能還是紙質臺賬),對設備的安裝時間也是不甚了解,很難分析設備全生命周期各個階段的運行情況是否達標。

                           

                          • 設備運行情況不能及時獲得,容易發生“錯、漏”的情況,存在事故隱患,往往都是事發后才知道問題,造成的損失難以彌補。

                           

                          • 設備保養、設備維修、設備巡檢計劃是否按期完成,完成情況如何,難于及時、準確、全面地監管和分析,評估來源于“聽”。

                           

                          • 如何建立設備設施管理標準,有效執行保養計劃、檢測、維修和巡檢,提升設備運行效率,延長設備生命周期,成為設備管理的核心難題。

                           

                          決策支持層面

                           

                          • 決策數據不能及時準確推送,不利于領導高效、精準地做出決策。

                           

                          • 易出現業務管理指標數據取數口徑不一致的情況,造成決策失真。

                           

                          數據上報層面
                           

                          • 園區入駐企業多,在園區需要收集各大企業相關數據時,需逐一電話通知各大企業進行數據提交,不僅工作量大,且易出現數據提交不及時、企業漏提交等情況。

                           

                          • 園區收回的企業數據主要以紙質蓋章版或掃描件為主,如要求對數據進行分析時,需要較大的人工成本先將紙質版本變成數據表格,才能進行分析,耗時久且效率低。

                           

                          園區政策層面
                           

                          • 園區企業政策補貼難以實現集中申報,易造成園區企業錯過政策補貼的風險,不利于園區企業盈利能力的提升,影響園區企業在園區穩定的發展。


                           

                          極致科技針對莞韶雙創(裝備)中心的實際管理需求,為其定制開發了一套符合園區項目特色的智慧園區信息化運營平臺,實現園區從駐前、駐中到駐后的全流程標準化管理,同時針對園區內部管理,通過打造員工端移動辦公APP,幫助園區有效提升協同辦公效率,實現真正的無紙化辦公。

                           

                          0駐前

                           

                          入駐前,招商規劃、房源推廣、預約看房到商機管理環環相扣,為園區經營管理夯實基礎。

                           

                          招商規劃是對租賃業務發生的前期管理,針對園區招商規劃實施效果不能及時、準確反饋的情況,極致科技招商管理系統可自動根據執行情況分析招商規劃完成情況,幫助招商管理人員高效進行決策分析。

                           

                          做好招商規劃之后,好的房源推廣,才能獲取更多商機,園區通過廣告投放或者市場推廣發布出租房源相關的公告信息,讓意向客戶看到心儀房源,可以通過電話、公眾號等方式進行預約看房。預約成功后,銷售經理可同步收到商機消息提醒,并根據商機特性快速分配給指定或多名合適的銷售人員,形成良性競爭,提升商機簽約轉換率。

                           

                          商機推廣

                           

                          0駐中

                           

                          客戶通過房源租控圖選定心儀房源后,業務員可依據系統設置好的標準價格來進行合理報價,客戶決定租賃后,在簽訂合同時,系統將以設置好的底價來確保租賃價格合理,保障園區租賃利潤。

                           

                          簽訂租賃合同后,可實現租賃合同的在線管理、查詢打印,對于即將到期的合同自動提示預警信息,有效提醒相關人員跟進合同續約,并及時更新合同的變更、續簽以及終止等狀態及信息。通過對租賃合同的全生命周期管理,有效管控租賃業務,實現租賃業務的規范化管理。

                           

                          租賃管理

                           

                          0駐后

                           

                          收費管理

                           

                          • 通過自定義收費基礎參數,自動生成費用。針對園區收費復雜難題,極致科技收費系統支持自定義收費項目、收費標準、收費時間、收費規則等,自動生成收費單據,減少人工干預帶來的失誤,同時也能降低園區人力成本,通過建立統一、標準的收費模式,滿足園區企業靈活多變的收費管理需求。

                           

                          • 提供多樣化的繳費方式,提升園區收繳率。針對園區收繳率低的問題,極致物業收費管理系統支持移動支付、在線托收、銀聯POS等多種繳費方式,滿足園區企業多樣化的支付場景,有效提高園區收繳率。

                           

                          收費管理

                           

                          • 統一稅務規劃,規范化稅務管理。通過配置客戶開票信息、定義稅率、稅費科目等來對園區進行統一的稅務規劃,讓所有業務單據能夠從源頭上實現“價稅分離”,同時通過與稅務系統(航天信息和百旺金賦)打通,實現增值稅發票的自動、批量生成及推送。

                           

                          客戶服務

                           

                          • 建立客戶服務中心,通過管家溝通功能,實現客戶與園區物業管理的實時在線溝通與問題反饋,及時幫助客戶排憂解難,提升服務的及時性,有效提升園區客戶滿意度。

                           

                          • 建立完整的“裝修申請-裝修巡查-裝修驗收”的裝修管理閉環,讓園區可以通過極致辦公APP實現在線裝修巡查登記,對違規行為進行記錄和整改,有效規避裝修風險。

                           

                          • 支持多種服務報修渠道,如客戶需要報事報修、投訴建議等情況下,可通過電話報修、現場報單、客戶端APP/微信公眾號報單等方式進行,滿足客戶的多種服務需求。

                           

                          • 工單處理完成后,客戶可通過微信公眾號或極致辦公APP進行在線評價,客觀反映出滿意度情況,利于工單服務質量的后續改進。

                           

                          客戶服務

                           

                          設備管理

                           

                          • 梳理設備臺賬關鍵要素,建立完善的設備臺賬,有助于對不同類型的設備、相同類型不同品牌的設備、相同品牌不同型號的設備進行綜合分析。

                           

                          • 通過設備智能傳感接口,實時獲取設備運行參數,將設備實時運行數據與設備標準運行參數進行比對,對存在異常的設備發出預警提示,并推送服務工單給工程人員進行檢測、維修。

                           

                          • 借助員工端移動應用實現保養、維修、巡檢登記,結合工作流催辦功能,確保各項設備管理運作得以有效、及時執行。

                           

                          • 通過對設備全生命周期運行情況的精細化分析,了解設備的初始、運維、衰退期,制定有針對性的保養、維修、巡檢計劃,提升設備管理效率。

                           

                           

                          數據上報

                           

                          • 通過建立園區公眾號平臺,將“數據提交”的通知推送給園區企業,實現在線實時監控各企業閱讀情況,避免園區企業未能及時接收消息的情況。

                           

                          • 設置短信催辦功能,企業沒有及時填報數據時,通過短信催辦的方式,提醒企業及時提交,提升數據收集的及時性。

                           

                          • 園區可設置數據填寫樣本,企業收到通知后,通過下載樣本,填寫后當成附件上傳,為園區管理企業對收集的數據進行分析做好準備。

                           

                          數據上報

                           

                          決策支持

                           

                          • 通過建立集團統一的數據庫,實現園區管理決策數據統計口徑一致性,有效解決因決策口徑不一致導致的數據決策不準的問題。

                           

                          • 通過可視化大屏,可及時、準確地推送決策數據,園區管理人員可以更直觀、便捷地查看到相關聯的管理指標數據,便于高效精準的做出決策。

                           

                          園區政策發布及資質申報
                           

                          • 通過引入專業的政策申報、資質辦理等機構,實現園區企業政策補貼的集中申報,有效降低園區企業錯過辦理補貼政策的風險。

                           

                          • 同時園區企業可通過園區管理平臺(公眾號)發布的資訊,及時了解補貼政策等信息,并可在線提交申辦需求,實時查看申辦進度,有效提升園區企業對園區的服務滿意度。

                           

                          資質申報

                           

                          0協同辦公

                           

                          針對園區內部管理,通過員工端移動辦公APP,有效提升日常辦公的靈活性以及工作流程處理的高效性。

                           

                          通過消息中心實現對單位通告、代辦事宜、日程信息、郵件信息、短信信息、預警信息等的一站式綜合管理,且待辦事宜可在移動端處理,大大提升了協同辦公的靈活性、便捷性、高效性。

                           

                          通過工作臺,園區用戶可發起新的業務流程,也可以監控流程處理狀態并通過郵件、短信等方式對業務流程進行催辦,還可通過工作轉發功能將待辦事宜轉發給其他同事跟進處理,有效提高流程處理效率。

                           

                          極致科技通過結合“韶關&華科城莞韶雙創(裝備)中心”的實際情況,為其定制開發建設的智慧園區信息化運營平臺,符合園區項目特色,滿足了項目的使用需求,實現了園區管理從駐前、駐中到駐后的全流程管理,有效提升了園區智能化管理水平,推進了園區業務標準化管理,提升了園區管理品質的同時,實現了降本增效的目標,成功達到了本次項目實施的預期!未來,極致科技將繼續加強技術迭代與產品創新能力,通過不斷優化產品性能,來滿足客戶不斷發展的應用需求,為客戶創造更高的價值。

                           

                          創建時間:2022-07-08 15:56
                          首頁    合作案例    華科城智慧園區建設,助力園區實現智能化管理,提質增效
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